さて、みなさんはチームでタスクを管理する場合のアクセス制限、どんなふうに行っていますか？
echo では「参加条件」「公開範囲」という2つの項目でアクセスコントロールが可能です。

前回は、タスクやチームワークに設定できる「参加条件」について少し詳しくお話しましたね。「参加条件」とは、「そのタスクやチームワークへ参加できるメンバーを制限する」ものでした。

今回は、もうひとつの「公開範囲」についてご説明したいと思います。
「公開範囲」とは、「そのタスクやチームワークの情報を公開する対象範囲、言いかえればそのタスクやチームワークの情報を参照できるメンバーを制限する」ものです。

「公開範囲」とは： 何が公開されるの？

「公開範囲」で公開／非公開をコントロールする情報は「echo プレイヤーが現在抱えているタスク名」です。echo では、同じチームワークに参加しているプレイヤー同士であれば当然チームワークのタスクの詳細な情報が共有されます。

同じチームワークに参加していないechoプレイヤーに対して自分が持っているタスクの名前を公開すべきか、しないべきか。限られた条件に合うプレイヤーであれば公開しても良いか、などなど。そうした条件を設定するのが「公開範囲」です。

「公開範囲」とは： どんなふうに公開されるの？

あるプレイヤーが実施中のタスク一覧を確認する方法をご紹介しましょう。

他のechoプレイヤーが現在抱えているタスク名の一覧を確認するには、「マイピア」の画面を開きます。ここに登録されているプレイヤーのいずれかをクリックして選択すると、画面右側のインスペクタ上で対象プレイヤーに関する情報を確認できます。

インスペクタ下方に「チーム内で担当している仕事のリスト」という名称で、対象プレイヤーが実施中のタスクが一覧されています。
ここに、公開されているタスクのタスク名が並びます。

画面右下の「チーム内で担当している仕事のリスト」で、プレイヤーが持っているタスクが確認できる。

「公開範囲」を「世界中にオープン（＝公開）」にしてあるタスクはここに表示されます。
タスクの公開範囲が「非公開」に設定してある場合には表示されません。
特別な条件によって公開範囲が限られる場合には、その条件に従って表示されます。

通常、マイピアには同じチームワークに参加したことがあるプレイヤーだけが追加されていますが、自由にecho プレイヤーを検索してマイピアに追加することも可能です。

プレイヤーが自分のタスクを「世界中にオープン（＝公開）」に設定していれば、一緒にチームワークをしたことがないプレイヤーでも、マイピアを利用してその人がどんな仕事を持っているかを見ることが出来ます。

・・・これが「公開」の方法であり、例えば「世界中にオープン」と設定してタスクを作成したからといって、そのタスク名がリアルタイムでサービスサイトへ表示されるのでは・・・などという心配はありません。

公開範囲を設定してみよう

さて、具体的に「公開範囲」を設定する画面に沿ってご説明していきましょう。
前回同様、まずはecho クライアントを起動し、新規にタスクを作ってみてください。
「＋」ボタンをクリックしすると「新しいタスクセルを作成します」というウィンドウが開きます。

「この仕事への参加と公開」タブをクリックすると、次の画面が表示されます。

（※画像はクリックすると拡大できます。）

前回は画面上方の「参加条件」の設定について確認しましたね。
今回は画面下方の「この仕事の公開範囲」のプルダウンをクリックしてみましょう。

デフォルトでは「世界中にオープン」となっていますが、このほかに「非公開」と「以下の条件のいずれかに一致」「以下の条件の全てに一致」があります。

（※画像はクリックすると拡大できます。）

それぞれの意味は次のとおりです。

【世界中にオープン】
一瞬「えぇ？」とちょっと違和感を覚えるかもしれませんが（笑）、「参照したいと望んだ全ての echo プレイヤーに対してタスク名を公開する」ということです。
タスク名を公開するにあたって何も制限はなく、どのプレイヤーもこのタスクのタスク名を確認することができます。

【非公開】
タスクの情報は誰にも公開されません。

【以下の条件のいずれかに一致／以下の条件の全てに一致】
「以下の条件のいずれかに一致」「以下の条件の全てに一致」は前回の「参加条件」でご説明した機能と同じです。

（※画像はクリックすると拡大できます。）

echo名、メールアドレス、組織アドレス、チームワークアドレスの4種類を組み合わせてタスクやチームワークの情報に対して参照可能なメンバーを制限できます。
それぞれの説明については、前回の記事を参照ください。

 
特定の人たちだけが参加するけれど、どんな仕事をしているかは他のチームワークの人にも公開しておきたい。ほんの数人で実施して誰にも公開したくない。などなど、様々な場面がありますよね。
用途に合わせて、ぜひ試してみてくださいね。

さて、前回の「参加条件と公開範囲」ではタスクに対して参加条件と公開範囲を
設定できるということをお知らせしました。
今回は、このうちの「参加条件」についてもう少し詳しくお話したいと思います。

echo クライアントを起動し、新規にタスクを作ってみましょう。
「＋」ボタンをクリックしすると「新しいタスクセルを作成します」というウィンドウが開きます。
 

1. この仕事への参加と公開タブを開く

「この仕事への参加と公開」タブをクリックしてください。次の画面が表示されます。

（※画像はクリックすると拡大できます。）

2. 参加条件のパターンを選ぶ

まずは参加条件の設定パターンを選択します。
「この仕事の参加条件」の下にあるプルダウンをクリックしてください。

（※画像はクリックすると拡大できます。）

デフォルトでは「誰でも参加できる」ですが、複数の参加条件を指定することが可能です。
「以下の条件のいずれかに一致」「以下の条件の全てに一致」とは、これから設定する条件を
「どれかひとつでも満たせば参加してよい」「すべての条件を満たす人だけが参加してよい」
という意味です。

ここでは「以下の条件のいずれかに一致」を選択してみましょう。
具体的に条件を設定するための項目が表示されます。

3. 参加条件を設定する

（※画像はクリックすると拡大できます。）

仕事への参加条件は、次の4種類の組み合わせで設定することが可能です。
「条件を追加」ボタンをクリックすると、追加設定することができ、数に制限はありません。

【echo名で指定する】
「echo名」はechoに登録されているプレイヤー名です。
対象者のecho名がわかっている数人に対してのみ参加を許可したい場合には、
「条件のいずれかに一致」で「echo名」の条件を人数分指定するのが最もシンプルです。

【メールアドレスで指定する】
「メールアドレス」はメールアドレスを正確に入力することで個人を設定できますが、
ドメイン名を指定することで「このドメインのメールアドレスの人にだけ仕事への参加を
許可する」という設定が可能です。

【組織アドレスで指定する】
「組織アドレス」は有償のチケットを利用している場合に設定します。
チケットを利用した際に発行される組織アドレスを指定すると「この組織の所属メンバーのみ
この仕事への参加を許可する」という設定ができます。
（チケット利用の場合については、また別の機会にお話します）

【チームワークアドレスで指定する】
「チームワークアドレス」は実際に活動中の別のチームワークのアドレスを設定します。
「あるチームワークに参加しているメンバーに対してこの仕事への参加を許可する」という
場合に利用します。

※チームワークのアドレスを知るには※
チームワークのアドレスを知るには、活動中のチームワークを選択して画面右にある
インスペクタから「詳細」タブをクリックしてください。
「アドレス」という項目に記載されている「echo://」から始まる文字列がチームワーク
アドレスです。

 
いかがでしょうか？
ご利用の場面に合わせて設定してみてくださいね。

公開範囲についても、同じような条件を指定することが可能です。
これについては、次回詳しくお話したいと思います。

プロジェクトを運営するときに「このプロジェクトは社内メンバーだけ」「この情報は外部には見せたくない」というように、参加するメンバーや情報の閲覧権限を限定したいと思う場面がありませんか？無料で使えるechoでも、一定レベルのコントロールができます。

まず、echoクライアントで新しいタスクセルを作成する「＋」のボタンを押します。すると「新しいタスクセルを作成します」というウィンドウが開きます。

このウィンドウの上部に「この仕事への参加と公開」という選択肢がありますので、そちらから入ると…以下のような画面になります。

【この仕事の参加条件】と【この仕事の公開範囲】という2つのフィルターを設定することができます。

ちなみに、普段よく利用している設定は、以下の通りです。

【参加条件】誰でも参加できる

【公開範囲】非公開

この設定では、誰でもチームワークに参加できる一方で、まだチームワークに参加していない人には、自分のタスクを見えないようにしたい場合に有効です。たとえば、公開範囲を「世界中にオープン」にすると、チームワークに参加していない人からも、自分のタスク名が閲覧される可能性がありますので、外部には知られたくない顧客名などをタスクの名前に含めてつけているような場合は、公開範囲を「非公開」にするのがおすすめです。

是非、参加条件と公開範囲を効果的に使ってみて下さいね。

新たに誰かに仕事を頼む時、みなさんはどのように依頼していますか？
依頼する相手が他にもたくさん仕事を抱えていないか、期限ギリギリの仕事に着手していないか等々、依頼する前に確認しておきたいことは色々ありそうですよね。相手が異なる場所で作業をしていたり、頻繁に顔を合わせる機会が無い場合など直接確認することが難しいケース、結構あるのではないでしょうか。

echoクライアントには、チームワークを円滑に進めるためにいろいろなビューが用意されています。マイピアビューはまだチームに参加していないプレイヤーも既にチームに参加しているプレイヤーもどのような状態にあるか、見ることができるビューです。
このビューで、まだ同じチームに参加していない仲間（echo のプレイヤー登録が済んでいる必要があります）の状態を知るには「仲間を検索する」機能を使います。echo 名を使ってecho に登録されたプレイヤーの中から探し、お気に入りに登録します。「並べ替え」機能で
・仕事中のタスクセル数
・現在のニコニコ度
・最近のやりがい
・獲得した感謝
・経験値
などをみて、依頼する相手を選んだり、相手に適切なタスクの期限や内容を検討したりできるのではないでしょうか。

また、新たにチームに参加してきた仲間や既に同じチームで仕事をしている仲間についてもこのマイピアビューでどのような状態にあるか見ることができますし、特定のチームワークでの状態を知りたい場合にはプレイヤーネットワークを表示して状態を見ることができます。プレイヤーネットワークやマイピアビューでチームメンバーの状態を確認する様子を動画で紹介しています。

「プレイヤーネットワーク」や「マイピア」画面でチームメンバーを確認する

離れた場所にいる相手と円滑に仕事を行う際に是非この機能を利用してみてはいかがでしょうか。

専門的な知識を持った人は、いろいろなプロジェクトを横断して作業をしている場合が多いですよね。大変なときに助けてくれたのに、そのまま別のプロジェクトに移ってしまったあの人にも、チームワークが完了したら「ごくろうさま!」と楽しく言い合える機会を、echoは提供しています。

echoでは、ひとつ仕事が終了するごとに「この仕事は自分にとってどんな意味があったのか?」「一緒に仕事をした人への感謝」などを評価します。また、チームワークを完了する際に「セレモニー」というイベントが発生します。セレモニーでは、参加したメンバーや皆でこなした仕事の数、チームリーダーから功労者へのアワード授与など、活動の経緯を楽しく振り返ることができます。

今回は、echo上でセレモニーが表示されるシーンについて動画で紹介します。

チームワーク完了時のイベント「セレモニー」

・・・・・いかがでしょうか？
みなさんも是非チームワークを完了させてechoでのセレモニーを体験してみて下さい。
ちなみに、ちょっとした仕事や2、3人で実施したチームワークなど、セレモニーをするほどでもない場合は、セレモニーをスキップして完了することもできますよ。

echo では仕事中、気になったことをすぐにメッセージで送ることができ、履歴も保存されます。

echo で送れるメッセージには、タスクセルメッセージとチームワークメッセージの2種類があります。
タスクセルメッセージはタスクを依頼した人または引き受けて実施する人に対してメッセージが送信できます。また、タスクの履歴をみて、経緯をチェックしましょう！で紹介したようにその履歴がタスクセルに残るようになっています。

チームワークメッセージはチームワークに参加しているプレイヤー全員に対してメッセージが送信できます。また、タスクセルビューの右側に表示されているインスペクタに選択しているチームワークの情報が表示され、履歴タブにチームワークメッセージで送信した内容も残るようになっています。

今回はecho 上で利用できるタスクセルメッセージとチームワークメッセージについて動画でご紹介します。

タスクセルメッセージを使った担当者間でのやりとり
この動画では、タスクを依頼した人／引き受けて実施する人とが echo 上でメッセージを送受信するやりとりをご紹介しています。動画の中でもご紹介している通り、タスクセルメッセージの受信通知はメールにも届きます。

チームワーク全体に向けてメッセージを送信する
この動画では、例えばプロジェクトなど、同じチームワークに参加しているメンバー全員に向けてメッセージを送信するやりとりをご紹介しています。タスクセルメッセージ同様、チームワークメッセージの受信通知はメールにも届きます。

・・・・いかがでしょうか？

便利なメッセージ送信機能の利用方法について具体的なイメージが伝われば嬉しいです。
みなさんもメッセージ機能を使ってみて、是非感想を教えて下さいね！

こんな感じ（↓）です。

・・・いかがでしょうか？
タスクセルツリーのイメージや機能がより具体的に伝われば嬉しいです。

今後は機会を見ながら、動画も交えて echo をご紹介していきたいと思っています。
よろしくお願いします！

みなさんは特定のプロジェクトや仕事を進める上で仲間やクライアントとやりとりしたコミュニケーションログをどのように管理していますか？

メールのサブジェクトを利用して運用ルールを決めたり、IMの履歴を保管しておいたり、決まったルールでツールを運用したり・・・様々な工夫をされていると思います。「きちんと毎回文書化する」というルールで活動をしているプロジェクトもきっとたくさんありますよね。作業にひもづけて情報やログを管理していくのって、なかなかに大変です。

echoでは、仕事を依頼したり、頼まれた仕事を返す時などに、「これお願いします」「この仕事、完了しました！」などのメッセージを相手に送ることができます。仕事をしている最中に何か疑問が生じたら、依頼主やチーム全体にメッセージを送ることも簡単です。

今回は、echo でこうしたコミュニケーションログを始め、タスクに関する情報がどのように保管されているかということをご紹介します。

マイタスクセルビューの右側にあるインスペクタには、選択されているタスクの情報が表示されています。タスクや依頼主（キャスター）の名前の下に、「状況」「詳細」「履歴」という3つのタブが並んでいますね。

【マイタスクセル画面】

（※画像はクリックすると拡大できます。）

デフォルトでは「状況」が選択されています。このタブにはタスクが「準備」「実行」「確認」のどのステージにあるのか、締め切りはいつなのか、予定に対する進み具合はどうなのかといった情報が表示されています。（ちなみに「詳細」タブでは、タスク依頼時に受け取った説明文や注意事項を確認することができます）

さて、「履歴」タブをクリックしてみましょう。

【履歴情報の例】
      

 
「履歴」で確認できる情報は、おおよそ次のような内容です（上記の3つの画像はこの順に例を表示しています。）：
・タスクのステージ（※）や期限など、重要な情報が変更された履歴（画像拡大）
・タスクの実施中にやりとりしたメッセージ（画像拡大）
・タスクの依頼時／引受時に相手に向けたメッセージ（画像拡大）

 
つまり、○月○日○時○分、誰から誰にどのような内容のメッセージが送られたか、それによってタスクの完了期限や条件がどのように変わったかなど、すべての情報が時系列にここに保存されているのです。

最初にお話したように、一般的には、このような仕事上のメッセージのやり取りはメールで行ないますよね。しかし、メールは仕事ごとに整理されてはいません。サブジェクトで整理したり、フォルダを設けて振り分けるのが精一杯です。また、通常、プロジェクト計画やスケジュールを変更していく場合には、その変更履歴をもれなく付けていくなど、版管理に注意を払う必要があります。

echoでは、タスクに関するすべての履歴が、タスクにひもづけられ時系列に整理されて入っています。この仕事がいつ誰から生まれて、どのような経緯をたどって、いつ完了したのかを、一目で簡単に確認できるわけです。メールだと散らばってしまったり経緯をたどりにくくなってしまうような情報が、一元的にまとめられることになるのです。

ちなみに、様々な情報が各タスクにひも付けられて管理されるように、プロジェクト活動などのチームワーク全体にひもづけられて管理される履歴情報も echo にはもちろんあります。
それはまた近いうちにご紹介しますね！

—–
（※）タスクのステージとは・・・

echo では、どんな仕事も「準備」「実行」「確認」という3つのステージを通じて進められます。作業に必要なものをそろえたり段取りを考えたり。そんな準備作業が終われば「準備」から「実行」のステージに移る時です。また、自分の中での作業が一通り終わり最終的なチェックをする。そのような状況になったらステージを「確認」に進めましょう。
ただし、これも決まりではありません。チームの中で目安を決めても良いですし、自分の基準で進めても構いません。ステージは、チームの仲間たちに「今、このあたりまで来てるよ！」と知ってもらうための道具だと考えてください。

ステージを進める例としては、スタートアップガイドをご覧ください。

タスクセルツリーとは、チームや組織の中で行われている仕事のやりとりを構造的に可視化したもので、これによってチームワークやプロジェクトの状況を直感的に把握することができるということを前回ご紹介しました。

実は、このタスクセルツリーには「ワイド」と「クローズ」の2つのモードがあります。今回は2つのモードがどんなふうに役に立つかをご紹介したいと思います。

【ワイド】 チームワークやプロジェクトの全体像を一目で把握する

使い方としては、まず「ワイド」でプロジェクトの全体像を把握します。

ワイドビュー

（※画像はクリックすると拡大できます。）

前回ご紹介したように、たとえば「遅れている部分はどこか」を見るには「進み具合」を、「期限が近く差し迫っている部分はどこか」見るには「期限までの期間」を、「今メンバーが困っている部分はどこか」を見るには「ニコニコ度」を・・・といった感じで「カラーパターン」を切り替えていくと、「この辺が遅れているなぁ」「このパートのタスクに関しては全体的にモチベーションが低いなぁ」などと要注意の箇所を簡単に見つけることができます。

【カラーパターンの切り替え画面】

（※画像はクリックすると拡大できます。）

カラーパターンをいろいろ切り替えてみてください。「この部分だけ他と違う」という箇所が見つかりやすいと思います。気になる箇所が見つかったら、その部分を「クローズ」で見てみましょう。

【クローズ】 チームワークやプロジェクトの一部を詳細に見る

気になる近辺のタスクを選択し、画面下方にある「クローズ」トグルボタンをクリックしてみてください。

クローズビュー

（※画像はクリックすると拡大できます。）

選択したタスクを中心に周辺のタスクが拡大されて表示され、気になるポイント周辺のタスクの名称、誰に投げられている、などという情報をより詳細に見ることができます。「クローズ」では、気になる部分のタスクをどんどんたどってクリックしてみてください。次々とダイナミックにビューが遷移していくのがわかると思います。
もちろん、ここでもカラーパターンを切り替えながらタスクをたどっていくことが可能です。

「ワイド」でカラーパターンを利用して全体を把握し、気になる部分は「クローズ」で詳細にタスクの内容を追っていく。ごくシンプルな操作でチームやプロジェクトの状況を理解することができます。
「ニコニコ度」「やりがい」カラーパターンを選択することで、通常のプロジェクト管理ツールなどでは見えにくい「今、何に困っているのか」「どのぐらいモチベーションを感じているのか」といったチームメンバーの感情を知ることも可能です。

【ワイド／クローズ切り替えトグル】

（※画像はクリックすると拡大できます。）

「ワイド」と「クローズ」の間は、トグルボタンで自由に行き来することができるので、慣れてくると、思い通りに欲しい情報を得られるようになりますよ！